中國(guó)通信服務(wù)（中通服）上海郵電設(shè)計(jì)院有限公司是中國(guó)通信服務(wù)股份有限公司（國(guó)內(nèi)通信行業(yè)第一家在香港上市的生產(chǎn)性服務(wù)類企業(yè)，證券代碼0552）的下屬專業(yè)公司，2007年底榮登中國(guó)工程設(shè)計(jì)企業(yè)60強(qiáng)之列。專業(yè)從事信息技術(shù)應(yīng)用的中大型甲級(jí)勘察設(shè)計(jì)院，主要承擔(dān)各種規(guī)模通信工程設(shè)計(jì)任務(wù)和通信房屋建筑工程設(shè)計(jì)任務(wù)。
多年以來(lái)，公司為客戶提供了大量?jī)?yōu)質(zhì)的勘察、設(shè)計(jì)、咨詢及工程管理服務(wù)，為上海乃至全國(guó)的通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作出了卓越的貢獻(xiàn)。其中，榮獲國(guó)家優(yōu)秀工程設(shè)計(jì)獎(jiǎng)4項(xiàng)，國(guó)家優(yōu)秀咨詢成果獎(jiǎng)2項(xiàng)，33項(xiàng)部?jī)?yōu)秀設(shè)計(jì)獎(jiǎng)，3項(xiàng)市優(yōu)秀設(shè)計(jì)獎(jiǎng)，107項(xiàng)局優(yōu)秀設(shè)計(jì)獎(jiǎng)，8項(xiàng)部、局級(jí)科技進(jìn)步獎(jiǎng)，3項(xiàng)市優(yōu)秀建設(shè)工程標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)獎(jiǎng)，1項(xiàng)上海優(yōu)秀咨詢成果一等獎(jiǎng)。
1. 信息化建設(shè)歷程
上海郵電院信息系統(tǒng)的建設(shè)從2005年底起，選擇與金慧公司為合作伙伴至今已經(jīng)近10年時(shí)間了。
雙方合作期間，主要采用了重點(diǎn)解決核心業(yè)務(wù)管理的實(shí)施策略系統(tǒng)，分批次、分階段進(jìn)行建設(shè)。首先快速實(shí)施了市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)管理模塊，隨后就重點(diǎn)投入核心的設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理子系統(tǒng)的建設(shè)，隨后又展開(kāi)了項(xiàng)目核算方面等子系統(tǒng)的建設(shè)。建成后各模塊均全部投入正式使用，真真實(shí)實(shí)做到了生產(chǎn)和信息系統(tǒng)的高度融合：
? 項(xiàng)目一期：實(shí)施了企業(yè)應(yīng)用門戶、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)管理、設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理、圖文檔管理及領(lǐng)導(dǎo)查詢模塊，其中最核心的設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)于2006年年底全院正式上線運(yùn)行；2007年2月，應(yīng)郵電院業(yè)主要求，又委托金慧公司實(shí)施了與上海電信公司外部協(xié)作管理信息系統(tǒng)的集成系統(tǒng)（是電信行業(yè)內(nèi)唯一的與業(yè)主應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了高度自動(dòng)化緊密集成的系統(tǒng)）。
? 項(xiàng)目二期：2007年9月啟動(dòng)實(shí)施項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)二期工程，于12月又補(bǔ)充實(shí)施了上海郵電科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)。
? 項(xiàng)目三期：于2008年11月正式啟動(dòng)，主要實(shí)施了軟件項(xiàng)目管理、項(xiàng)目管理功能擴(kuò)充及調(diào)整、TL9000管理新增內(nèi)容、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)調(diào)整內(nèi)容、系統(tǒng)管理調(diào)整內(nèi)容、科研項(xiàng)目管理調(diào)整內(nèi)容、圖檔管理調(diào)整內(nèi)容模塊。
? 項(xiàng)目四期（可研模塊接口系統(tǒng)）：于2010年1月正式啟動(dòng)，主要實(shí)施了項(xiàng)目立項(xiàng)管理、項(xiàng)目部門分解、可研責(zé)任人管理、意見(jiàn)征求稿管理、待評(píng)審稿管理、評(píng)審后修改稿管理模塊。
? 項(xiàng)目五期（設(shè)計(jì)項(xiàng)目核算管理系統(tǒng)）：于2010年5月正式啟動(dòng)，主要實(shí)施了客戶管理、經(jīng)營(yíng)合同管理、委設(shè)合同管理、發(fā)票管理、收款管理、收入確認(rèn)管理、應(yīng)收賬款管理、應(yīng)付賬款管理、T+1信息管理、供方信息管理、成本預(yù)付管理、費(fèi)用支付管理、憑證信息管理、部門委設(shè)額度管理、設(shè)計(jì)批復(fù)管理、項(xiàng)目替換管理、項(xiàng)目核算統(tǒng)計(jì)報(bào)表模塊。
? 項(xiàng)目六期（工程項(xiàng)目核算管理系統(tǒng)）：與2010年6月正式啟動(dòng)，主要實(shí)施了工程項(xiàng)目信息管理、收款管理、收入管理、付款管理、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、預(yù)收款管理、預(yù)付款管理、憑證管理、項(xiàng)目核算統(tǒng)計(jì)報(bào)表模塊。
雙方于2013年開(kāi)始著手對(duì)于現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí)，并在項(xiàng)目管理和項(xiàng)目核算方面做了重新梳理。新版本的系統(tǒng)采用的是金慧全新的第五代產(chǎn)品，新版系統(tǒng)大大改進(jìn)了以前版本的不足，在穩(wěn)定性、易用性、友好性、業(yè)務(wù)完整性方面得到了很大的提高，系統(tǒng)功能強(qiáng)大，同時(shí)操作簡(jiǎn)單、靈活。
2. 系統(tǒng)概況
在各類項(xiàng)目管理生命周期中，加大對(duì)項(xiàng)目核算方面的系統(tǒng)建設(shè)，建立完善項(xiàng)目核算的原始記錄，輔助提高各項(xiàng)目核算的質(zhì)量：
對(duì)于上海郵電院的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，系統(tǒng)將各項(xiàng)目的各類費(fèi)用信息進(jìn)行明細(xì)的管理，建立項(xiàng)目核算的原始記錄，保證項(xiàng)目核算的準(zhǔn)確性，其中包括各項(xiàng)目的開(kāi)票信息、退票信息、收款信息、各項(xiàng)目參與人員的借款信息、還款信息、報(bào)銷信息等；同時(shí)，系統(tǒng)也提供了對(duì)各種原始數(shù)據(jù)的分析，輸出管理人員關(guān)心的相關(guān)費(fèi)用信息的功能，比如各項(xiàng)目的應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、預(yù)付賬款以及預(yù)算執(zhí)行差異分析等，為項(xiàng)目相關(guān)管理人員提供項(xiàng)目各類費(fèi)用參考依據(jù)。
對(duì)于上海郵電院的科研項(xiàng)目，系統(tǒng)也在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用申請(qǐng)、借款、報(bào)銷、收入、成本分?jǐn)偟确矫嫣峁┝擞行У墓芾矸绞健?
上海郵電院項(xiàng)目核算管理將項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)估、項(xiàng)目成本歸集、項(xiàng)目費(fèi)用的分析形成閉環(huán)，同時(shí)建立項(xiàng)目的各類費(fèi)用與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的往來(lái)關(guān)系，真真切切的將項(xiàng)目核算管理了起來(lái)，輔助提高了上海郵電院各項(xiàng)目核算的效率和質(zhì)量。
系統(tǒng)采用了多種設(shè)計(jì)管理流程模式，既滿足了管理規(guī)范性的要求，同時(shí)也使系統(tǒng)的應(yīng)用具備了相當(dāng)?shù)撵`活性與變通性：
上海郵電院項(xiàng)目的特點(diǎn)是項(xiàng)目數(shù)量很多、項(xiàng)目規(guī)模相對(duì)較小、設(shè)計(jì)周期較短、項(xiàng)目管理的變數(shù)較大，如果所有的項(xiàng)目均完全采用嚴(yán)格的流程控制，其實(shí)用性會(huì)比較弱，但是如果均采用簡(jiǎn)化的流程或只對(duì)項(xiàng)目結(jié)果進(jìn)行管理，也不能達(dá)到提高管理水平的作用。
針對(duì)以上特點(diǎn)和管理要求，本系統(tǒng)采用了多種設(shè)計(jì)管理流程模式來(lái)解決這一問(wèn)題。具體體現(xiàn)在：我們對(duì)企業(yè)的院管項(xiàng)目及部管項(xiàng)目定義了不同的管理流程，同時(shí)依據(jù)各種項(xiàng)目不同的重要程度及緊急程度定義了強(qiáng)控管理、弱控管理、應(yīng)急項(xiàng)目管理等不同的管理流程及管理模式，系統(tǒng)同時(shí)實(shí)現(xiàn)了強(qiáng)大的變更管理功能。這種多種的設(shè)計(jì)管理路程模式既解決了重要項(xiàng)目規(guī)范化管理的要求，提升了管理水平，同時(shí)也適應(yīng)了許多小型項(xiàng)目、項(xiàng)目變化情況頻繁的項(xiàng)目、以及需要進(jìn)行緊急處理項(xiàng)目的管理需要，以適應(yīng)快速變化的客戶需要。
實(shí)現(xiàn)了郵電院與業(yè)主高度實(shí)時(shí)的資料交互和信息傳遞，其服務(wù)響應(yīng)速度是傳統(tǒng)方式所無(wú)法比擬的：
在實(shí)施了和上海電信外協(xié)系統(tǒng)的對(duì)接系統(tǒng)后，上海郵電的業(yè)主上海電信可以高度實(shí)時(shí)地掌握項(xiàng)目的人力資源配備情況，項(xiàng)目的計(jì)劃情況，各類設(shè)計(jì)成果（設(shè)計(jì)說(shuō)明、圖紙、概預(yù)算表、勘測(cè)記錄等）通過(guò)系統(tǒng)可以自動(dòng)發(fā)送至上海電信的外協(xié)系統(tǒng)中，使業(yè)主以最快的速度獲得設(shè)計(jì)成品，極大地避免了以前因?yàn)樽兏l(fā)生的各種人為差錯(cuò)，提高了和業(yè)主的溝通效率。同時(shí)再次也證明了金慧公司系統(tǒng)的開(kāi)放性，以及金慧公司與其它系統(tǒng)集成的技術(shù)能力。
通過(guò)生產(chǎn)流程管理和質(zhì)量貫標(biāo)過(guò)程的融合, 真正地把ISO過(guò)程融入到了系統(tǒng)中。系統(tǒng)能夠自動(dòng)生成過(guò)程表單,減輕手工作量：
針對(duì)上海郵電院ISO質(zhì)量管理過(guò)程中質(zhì)量表單手工填寫(xiě)工作量大，流轉(zhuǎn)效率低，補(bǔ)填現(xiàn)象嚴(yán)重等問(wèn)題，系統(tǒng)提供了ISO質(zhì)量表單電子化填寫(xiě)、審批流轉(zhuǎn)、版本管理、查詢監(jiān)控、歸檔一體化解決方案。
按照上海郵電院生成作業(yè)流程系統(tǒng)，系統(tǒng)在后臺(tái)自動(dòng)生成每個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程中參與系統(tǒng)流程的所有ISO表單，質(zhì)量表單中的許多內(nèi)容可從系統(tǒng)中自動(dòng)提取，減輕手工編制時(shí)的大量重復(fù)填寫(xiě)工作量。每個(gè)ISO表單提供過(guò)程版本功能，即變更后系統(tǒng)自動(dòng)升版ISO表單。同時(shí)系統(tǒng)提供了ISO表單的查詢功能，用戶可以根據(jù)項(xiàng)目相關(guān)信息查詢ISO表單。對(duì)在系統(tǒng)中不存在的信息，系統(tǒng)可以預(yù)留補(bǔ)填的功能。
3. 應(yīng)用情況
目前系統(tǒng)運(yùn)行情況十分順暢，各部門對(duì)該系統(tǒng)的運(yùn)行都很配合（統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)截止至2015年中旬）。
目前累計(jì)已有14694項(xiàng)目、29566個(gè)合同、202073個(gè)卷冊(cè)在系統(tǒng)中進(jìn)行管理，使用系統(tǒng)的人員大概有1263人。
核算模塊中，發(fā)票數(shù)量24709項(xiàng)（其中新錄入5074個(gè)），進(jìn)度收入72876項(xiàng)（其中新錄入18867個(gè)），結(jié)算收入122497項(xiàng)（其中新錄入37238個(gè)），收款163624項(xiàng)（其中新錄入29595個(gè)），付款38098項(xiàng)（其中新錄入13060個(gè)）。
系統(tǒng)運(yùn)行期間，多次組織各部門使用人員進(jìn)行座談，討論運(yùn)行系統(tǒng)后給公司帶來(lái)的效益，和哪些可以再優(yōu)化的地方。使用過(guò)程中各部門提出了許多寶貴的意見(jiàn)，同時(shí)也對(duì)我們系統(tǒng)做出了高度的評(píng)價(jià)。具體表現(xiàn)以下幾個(gè)方面：
1) 加強(qiáng)了管理，減少了差錯(cuò)：
由于郵電行業(yè)每年所立項(xiàng)目非常多，在以前項(xiàng)目管理人員不知道哪些項(xiàng)目目前在哪個(gè)階段了？是否延期？立項(xiàng)時(shí)的設(shè)計(jì)編號(hào)承接部門是否分錯(cuò)？這些問(wèn)題在沒(méi)上系統(tǒng)時(shí)，都是很難解決的?，F(xiàn)在上系統(tǒng)后，項(xiàng)目管理人員通過(guò)系統(tǒng)，可以對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)時(shí)地了解項(xiàng)目運(yùn)行進(jìn)度，及時(shí)調(diào)整。立項(xiàng)時(shí)出錯(cuò)情況也會(huì)很少，以前可能一直要到出圖、出版時(shí)才知道項(xiàng)目設(shè)計(jì)編號(hào)分錯(cuò)，現(xiàn)在一旦立項(xiàng)，各評(píng)審人員及承接部門都會(huì)看到，如果有錯(cuò)可以馬上收回重發(fā)。
2) 加強(qiáng)信息分析，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)：
在我們系統(tǒng)中，我們可以統(tǒng)計(jì)年、月、周、天的全院及各部門承接項(xiàng)目的情況與進(jìn)度，并可按項(xiàng)目類型及供應(yīng)商等進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，為領(lǐng)導(dǎo)對(duì)后面一段時(shí)間工作的安排，以及公司今后的發(fā)展方向提供一份數(shù)據(jù)依據(jù)。沒(méi)上系統(tǒng)前，要得到這些數(shù)據(jù)，可能需要一周，甚至半個(gè)月才能統(tǒng)計(jì)到，并且準(zhǔn)確性還不能保證。上我們系統(tǒng)后，我們可以為公司領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)的提供這些報(bào)表，領(lǐng)導(dǎo)只需按自己需求輸入查詢條件就可以了。
3) 加強(qiáng)了院部生產(chǎn)管理的控制權(quán)，加強(qiáng)項(xiàng)目執(zhí)行力度，增加信息透明度：
沒(méi)上系統(tǒng)前，項(xiàng)目分發(fā)到各部門過(guò)程中，對(duì)于不同類型、大小、產(chǎn)值的項(xiàng)目，各部門承接的態(tài)度與執(zhí)行的力度都會(huì)有很大的反差。上系統(tǒng)后，項(xiàng)目的立項(xiàng)、分發(fā)都由生產(chǎn)管理部統(tǒng)一分配管理。這樣，增強(qiáng)了項(xiàng)目執(zhí)行的力度，也對(duì)各部門的工作實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一的管理。有權(quán)限的人員可以查看其它部門承接了哪些項(xiàng)目，增加了信息的透明度，減少了各部門間的矛盾。
4) 實(shí)現(xiàn)了郵電院與業(yè)主高度實(shí)時(shí)的資料交互和信息傳遞，其服務(wù)響應(yīng)速度是傳統(tǒng)方式所無(wú)法比擬的。
在實(shí)施了和上海電信外協(xié)系統(tǒng)的對(duì)接系統(tǒng)后，上海郵電的業(yè)主上海電信可以高度實(shí)時(shí)地掌握項(xiàng)目的人力資源配備情況，項(xiàng)目的計(jì)劃情況，各類設(shè)計(jì)成果（設(shè)計(jì)說(shuō)明、圖紙、概預(yù)算表、勘測(cè)記錄等）通過(guò)系統(tǒng)可以自動(dòng)發(fā)送至上海電信的外協(xié)系統(tǒng)中，使業(yè)主以最快的速度獲得設(shè)計(jì)成品，極大地避免了以前因?yàn)樽兏l(fā)生的各種人為差錯(cuò)，提高了和業(yè)主的溝通效率。同時(shí)再次也證明了金慧公司系統(tǒng)的開(kāi)放性，以及金慧公司與其它系統(tǒng)集成的技術(shù)能力。
5) 通過(guò)生產(chǎn)流程管理和質(zhì)量貫標(biāo)過(guò)程的融合, 真正地把ISO過(guò)程融入到了系統(tǒng)中。系統(tǒng)自動(dòng)生成過(guò)程表單，解放了生產(chǎn)人員大量填寫(xiě)表單的工作。
6) 通過(guò)建立企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理體系，實(shí)現(xiàn)了人員資源的負(fù)荷管理。
7) 通過(guò)建立項(xiàng)目文檔管理，解決了設(shè)計(jì)過(guò)程中大量過(guò)程文檔、資料的動(dòng)態(tài)管理,實(shí)現(xiàn)了資源的共享。
以上就是目前所體現(xiàn)出的一些好處，隨著系統(tǒng)的不斷運(yùn)行，不斷優(yōu)化，管理信息系統(tǒng)的價(jià)值還會(huì)得到更深入的體現(xiàn)。
